A terceirização da folha de pagamento é uma resolução estratégica adotada por gestores que buscam resultados de alta performance. Afinal, a grande concentração de dados e informações vigentes exige um trabalho eficiente realizado com a ajuda da tecnologia.
Além disso, o grau de detalhamento do processo pede atenção redobrada no gerenciamento e recursos do pagamento. Por isso, é essencial que o profissional responsável tenha conhecimento suficiente para não haver falhas.
Se você deseja saber como é feito o processo de terceirização da folha de pagamento e quais os principais benefícios do serviço, é só continuar a leitura do texto até o final para não perder nenhum detalhe.
Neste blogpost, você vai aprender:
Vamos lá?
Como funciona o processo de terceirização da folha de pagamento?
Ainda que seja uma atividade-meio, em outras palavras, que não seja a principal função do Departamento Pessoal da sua empresa, a folha de pagamento é uma demanda que necessita de detalhes minuciosos e requer um tempo significativo de gerenciamento.
Ela engloba alguns elementos importantes, como o pagamento de encargos, salários, férias, demais proventos e obrigações.
Quando mencionamos elementos, é porque a folha de pagamento não abrange apenas pagamento. Ela ajusta a base de cálculo que pode variar conforme o segmento onde a empresa atua.
Além do mais, é preciso ter conhecimento legal para que atenda às particularidades da legislação trabalhista. Ainda, o profissional responsável deve ter atenção quanto ao cumprimento dos prazos para enviar informações referentes aos trabalhadores junto ao eSocial.
Por que os gestores terceirizam a folha de pagamento?
Ao optar pela terceirização da folha de pagamento, o gestor analisa a quantidade de esforço empregado e todos os riscos de manter esse serviço realizado na organização.
Ele observa os custos com contratações de pessoal, aquisição de equipamentos e o investimento na qualificação desses profissionais.
Consequentemente, a terceirização será como uma transferência de todas essas responsabilidades para uma organização especializada nessa atividade-meio, que disponibilizará uma equipe qualificada para as demandas de folha de pagamento, principalmente em cálculos e leis trabalhistas,
Inclusive, ela também pode oferecer contar com um sistema totalmente direcionado para cuidar desse processo.
Num primeiro momento, essa comparação pode soar enganosa, já que parece financeiramente muito mais vantajoso tratar essa movimentação internamente.
Porém, os custos normalmente se igualam somente a contratações de profissionais dedicados para esse fim. Logo, o que encarece a operação é a compra desnecessária de equipamentos e ferramentas para gestão.
Quais os principais benefícios promovidos pela terceirização da folha de pagamento?
Além da principal vantagem de delegar a responsabilidade de uma atividade-meio para outra empresa, terceirizar a folha de pagamento garante mais assertividade no processo a partir da redução de falhas, potencialização dos resultados, entre outros benefícios que listamos abaixo. Confira:
1. Otimização dos processos
Quando uma empresa escolhe terceirizar a sua folha de pagamento, inúmeros processos também acompanham essa decisão.
Como se tratam de atribuições mais administrativas, geralmente não se conectam com os objetivos estratégicos da organização, sua gestão pode ser mais eficiente quando realizada por outra empresa, uma vez que alguns processos são repassados, como:
- levantamento e processamento da folha de pagamento;
- cálculo do adiantamento salarial;
- rescisão do contrato de trabalho;
- cálculo das férias, coletivas ou individuais;
- geração das guias de recolhimento, documentos e coleta de informações.
2. Prevenção de falhas
Com tanta demanda programada e imprevistos na sua rotina, é possível que o gestor cometa algumas falhas, como deixar de repassar uma informação importante, por exemplo, podendo gerar encargos trabalhistas no futuro.
Sendo assim, a terceirização da folha de pagamento elimina falhas, garantindo mais segurança para o processo.
Outras falhas bem comuns abrangem o repasse atrasado de informações obrigatórias indispensáveis no sistema do Governo Federal. Consequentemente, a organização é penalizada em diversos aspectos, entre eles o seu orçamento.
Para evitar esse cenário de insegurança, é essencial contar com o trabalho de especialistas e o suporte de soluções tecnológicas mais avançadas.
Profissionais com um alto nível de conhecimento em legislação trabalhista que utilizam os sistemas mais atuais do mercado tomam todo o cuidado possível para o processo ocorrer sem falhas.
O serviço terceirizado unifica todas as leis vigentes para integrar os cálculos da folha de pagamento de forma correta.
3. Redução de custos
Terceirizar a folha de pagamento é uma opção que custa muito menos do que fazê-la internamente. Adotar essa medida resultará na redução de custos internos.
Com a responsabilidade assumida pela empresa prestadora de serviços, o gestor ganha muito mais tempo para cuidar de outras demandas mais relevantes e estratégicas da organização, promovendo diversas melhorias para todas as áreas.
A seguir, veja quais os principais custos que você deverá avaliar se não optar pela terceirização:
- tempo investido no processamento da folha;
- despesas com softwares de folha de pagamento;
- qualificação e suporte para os profissionais envolvidos na demanda;
- atualização das leis trabalhistas;
- ter tempo disponível mensalmente para se dedicar ao preenchimento, emissão e envio de obrigações acessórias indispensáveis;
- gastos oriundos de falhas no processamento da folha de pagamento.
4. Aumento da produtividade da equipe
Um ponto de grande importância para qualquer gestor é encontrar recursos que ajudem na evolução da atividade-fim da sua empresa. Para a produtividade ganhar força, é preciso promover mais tempo disponível de trabalho.
O foco central da organização, ou core business, precisa de aprimoramento constante. Diante disso, a responsabilidade da gestão da folha de pagamento transferida colabora com a disponibilização de tempo para a equipe focar em outros esforços que ajudarão na lucratividade da empresa.
5. Segurança e proteção dos dados
Como se tratam de informações sensíveis e confidenciais relacionadas a empresa e seus colaboradores, é primordial que os dados da folha de pagamento estejam acessíveis apenas para pessoas autorizadas.
Já que a gestão terceirizada da folha de pagamento é feita com o uso de sistemas e soluções específicas, apenas os profissionais envolvidos têm acesso às informações.
Com toda a segurança e proteção de dados, a terceirização da folha de pagamento assegura um processo confiável, ágil e livre de ações fraudulentas.
6. Utilização de soluções tecnológicas avançadas
A otimização dos processos e gestão da folha de pagamento pede a aplicação de novas tecnologias para otimizar a sua eficiência.
A terceirização desse serviço é feita com uso dos melhores softwares de ERP do mercado, além de outros recursos avançados, como o armazenamento em nuvem.
Isso ocorre porque os prestadores de serviços, especializados no assunto, acompanham as tendências do segmento implantando programas completos e seguros, além de fornecer treinamento e atualização constante dos profissionais à frente da operação.
A maior vantagem obtida pelo gestor é a possibilidade do processamento da sua folha ocorrer por meio de ferramentas avançadas, sem a necessidade de fazer gastos desnecessários.
Conclusão
Como você viu, a terceirização da folha de pagamento é uma solução viável para garantir a assertividade do seu processo.
E essa possibilidade já é uma realidade que faz parte de diversas empresas de segmentos e portes variados. Elas entregam a sua responsabilidade na gestão da folha de pagamento para uma empresa que pode focar no seu processamento, enquanto você cuida de pontos estratégicos da organização.
Quando você escolhe terceirizar a folha de pagamento, todos saem ganhando. Já imaginou ter mais tempo para se dedicar a outros projetos relevantes que podem transformar completamente os resultados do negócio?
Se você gostou do conteúdo de hoje, continue acompanhando o nosso blog. Toda semana trazemos novos artigos para otimizar a gestão da sua empresa. Nos vemos na próxima publicação. Até mais!
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Como manter a qualidade na prestação dos serviços em um mundo em que quase tudo que racha já não serve mais
Por Sérvulo Mendonça, Fundador e Diretor Geral do Grupo Epicus Outlier
