O controle de caixa é de grande importância para a gestão e análise do cenário atual de uma empresa, bem como as suas oportunidades de crescimento.
Muito mais do que uma ferramenta para registro de entradas e saídas de dinheiro, ele se transformou numa peça essencial para definir metas e objetivos corporativos de curto, médio e longo prazo.
Analisar as informações sobre despesas e receitas permite identificar os pontos fracos e fortes da empresa, incluindo prazos de recebimentos, quantitativo de vendas, faltas e sobras de capital só são possíveis com um controle de caixa eficiente.
Porém, apesar da sua importância, muitos empreendedores erram e assim não conseguem gerenciar o seu caixa de forma eficiente, gerando problemas financeiros ao negócio.
Se esse também é o seu problema, no conteúdo de hoje você aprenderá a otimizar o seu controle de caixa com as dicas imperdíveis que selecionamos.
Boa leitura!
Melhorando o controle de caixa da sua empresa
1. Lance todas as informações por categorias
O primeiro passo para um controle de caixa eficiente é registrar todas as receitas e despesas da empresa, desde valores em pouca quantidade até mesmo de centavos.
Num primeiro momento essa iniciativa pode parecer exagerada, mas no final do mês o total dos gastos chega a ser significativo, impactando até mesmo nos resultados da organização. Ou seja, qualquer movimentação financeira precisa ser lançada.
Entretanto, muito mais importante do que tomar conhecimento de todos os gastos e receitas, é identificar as suas origens, a que foram destinados, as datas de pagamento e recebimentos, além de outras informações relevantes.
Tudo isso é essencial para identificar em qual momento a empresa tem mais gastos ou qual a origem da maioria das receitas. Sendo assim, é preciso também incluir esses pontos na hora do lançamento.
Datas, valores exatos e origem/destinatário são dados importantes, mas também é necessário informar o grau de prioridade de cada movimentação para aprimorar a organização e a análise de dados.
Classificar as receitas por clientes e as despesas segundo tipos diferentes de contas também é necessário, já que possibilita a visualização dos agentes envolvidos com o seu negócio e, principalmente, quais deles são os mais importantes que necessitam de foco.
Sem a atenção necessária para esses pontos, você enfrentará dificuldades no controle adequado do seu fluxo de caixa.
2. Compartilhe o orçamento com todos os profissionais envolvidos na gestão financeira
É essencial que todos os profissionais envolvidos na gestão financeira do negócio estejam cientes das movimentações do caixa. Assim, você terá mais engajamento e até mesmo ideias para melhorar o seu controle.
Essa percepção em relação aos gastos é um ponto positivo ao permitir que mais pessoas saibam sobre o cenário financeiro atual da empresa, evitando despesas desnecessárias.
3. Utilize um sistema de gestão financeira
Um sistema de gestão financeira é uma das ferramentas responsáveis pela organização das finanças da empresa, estruturando o controle de caixa.
Com módulos padronizados e de fácil utilização, um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é uma excelente opção para aprimorar o fluxo de caixa.
Alguns sistemas permitem a geração de relatórios com dados estatísticos baseados no desempenho financeiro. Essas informações ajudam na definição de estratégias para potencializar as vendas ou reduzir os custos.
Entre as principais vantagens de utilizar um software ERP, você poderá:
- identificar as datas mais adequadas para efetuar pagamentos e os períodos onde as receitas são maiores;
- analisar os registros do caixa e compará-los;
- prever os orçamentos, incluindo os valores a receber e as contas a pagar, baseados nos relatórios para períodos futuros;
- otimizar a gestão do estoque para favorecer o fluxo de caixa.
O V-ERP da Venx Tecnologia é um sistema online desenvolvido para suprir as demandas de gestão diárias de micro, pequenas e médias empresas. Com interface prática e simples, automatiza os processos e integra as rotinas do seu dia a dia. O V-ERP é a solução que você precisa para administrar o seu negócio de forma assertiva e confiável.
4. Separar os gastos pessoais dos gastos da empresa
Um dos principais erros de pequenos e médios empreendedores é misturar os gastos e receitas pessoais com os da empresa. Essas situações causam transtornos no caixa, impactando negativamente os resultados do negócio.
É necessário separar os gastos e recebimentos pessoais com o que é de responsabilidade da empresa. Só então será possível analisar e saber a verdadeira situação financeira do negócio.
Também é possível saber onde ocorrem excessos e quais são as despesas e receitas exatas da empresa.
Essa divisão possibilita um diagnóstico preciso da saúde financeira da organização para conseguir empréstimos e investimentos financeiros no futuro. As instituições financeiras e os investidores solicitam relatórios completos que detalham todas as despesas e receitas.
Mas se há movimentações pessoais no meio, isso pode pesar bastante na decisão de investir ou liberar capital para os empreendedores.
5. Realize o controle de caixa diariamente
Um bom gestor financeiro faz o controle de caixa da empresa diariamente, ainda que seja por alguns minutos ao término do expediente. Com isso, você evita surpresas desagradáveis, como valores em falta e lançamentos que não batem com o total disponível em caixa.
Quanto mais você demora para conferir os valores do caixa, maiores serão as chances de informações divergentes ou de lançamentos indevidos. É possível haver uma perda de tempo significativa por tentar identificar e ajustar esses dados, além de se deparar com algum imprevisto financeiro.
Realizar um acompanhamento financeiro diário necessita de muita disciplina, mas é uma das formas mais seguras de otimizar o seu controle de caixa.
6. Planeje, estruture e gerencie o seu estoque
Gerenciar o estoque de um jeito eficiente é fundamental para otimizar o seu controle de caixa, pois os produtos necessitam de um bom capital de giro, convertendo em receita para o negócio imediatamente.
Caso os produtos fiquem parados por muito tempo, eles renderão despesas com armazenamento e não resultarão em receitas para a empresa, enquanto as contas a pagar vão chegando.
O giro do estoque, com um controle eficiente de entradas e saídas de mercadorias, também permite que a sua empresa sempre tenha novos produtos para o seu público.
7. Ofereça incentivos para receber pagamentos com mais rapidez
Uma das maneiras mais eficazes de fazer o controle de caixa do seu negócio é oferecer benefícios e incentivos aos seus clientes para os pagamentos serem feitos com antecedência.
Geralmente, as empresas oferecem descontos, prêmios e brindes para quem ajuda ao seu fluxo financeiro se movimentar mais rapidamente. Com isso, você poderá ter dinheiro em caixa antes do planejado, podendo fazer investimentos ou utilizando o capital para outros objetivos estratégicos.
8. Aceite diferentes formas de pagamento
Ainda falando sobre facilidades de pagamento, não adianta oferecer vantagens aos seus clientes se você não der aquele empurrãozinho facilitando o pagamento, não é mesmo?
Se a sua meta é otimizar o controle do caixa da sua empresa, é necessário trabalhar com diferentes meios de pagamentos para atender as possibilidades do seu público. Dessa forma, você não deixa de receber e de atrair novos consumidores porque a forma de pagamento não está ao alcance deles.
O importante é que essa facilidade seja benéfica para ambas as partes, ou seja, seus clientes não deixam de comprar e a sua empresa não perde vendas e todos ficam satisfeitos.
Sendo assim, é importante que a sua marca aceite cartões de crédito e débito de bandeiras variadas, além de pagamentos feitos por PIX, QR Code, link de pagamento, etc. E se o seu negócio faz parte do ramo alimentício, que tal cogitar a possibilidade de adotar uma solução de pagamento ou uma maquininha que aceita vale alimentação /refeição?
Conclusão
O controle de caixa pode ser algo bem desafiador para milhares de empreendedores, mas não é uma tarefa impossível. Aplicando as dicas compartilhadas no artigo de hoje, esse processo se torna mais prático e vai se tornando parte da rotina da sua empresa.
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